ΠΟΛΙΤΙΚΗ ΠΡΟΣΤΑΣΙΑΣ ΠΡΟΣΩΠΙΚΩΝ ΔΕΔΟΜΕΝΩΝ & ΑΠΟΡΡΗΤΟΥ

Α. ΣΚΟΠΟΣ

Ι. ΕΚΠΑΙΔΕΥΤΙΚΟ ΚΑΙ ΕΞΕΤΑΣΤΙΚΟ ΚΕΝΤΡΟ FREDERICK (εφεξικ EKEK)

Το Εκπαιδευτικό και Εξεταστικό Κέντρο Frederick είναι ένα κέντρο κατάρτισης πιστοποιημένο από την Αρχή Ανάπτυξης Ανθρώπινου Δυναμικού της Κύπρου (ΑνΑΔ), που υλοποιεί προγράμματα κατάρτισης και διενεργεί εξετάσεις. Το ΕΚΕΚ αντλεί από το Πανεπιστήμιο Frederick και λειτουργεί στην Κυπριακή Δημοκρατία, χώρα μέλος της Ευρωπαϊκής Ένωσης από το 2014.

Το ΕΚΕΚ λειτουργεί παράλληλα και σε πλήρη συνεργασία με το Πανεπιστήμιο Frederick, έχοντας ως στόχο την αξιοποίηση της επιστημονικής γνώσης, της τεχνογνωσίας και της εμπειρίας, τόσο του οργανισμού στην ολότητά του, αλλά και των μελών του ακαδημαϊκού προσωπικού που εργάζεται σε αυτό. Αξιοποιώντας το δίκτυο συνεργατών και τη διαθέσιμη πληροφόρηση που έχουν αναπτυχθεί στα πλαίσια λειτουργίας του Πανεπιστημίου Frederick, το ΕΚΕΚ παρακολουθεί την αγορά εργασίας και το επιχειρηματικό περιβάλλον του τόπου και καθορίζει τις ουσιαστικές ανάγκες κατάρτισης του ανθρώπινου δυναμικού.

Η αποστολή του ΕΚΕΚ είναι η πιστοποίηση επαγγελματικών προσόντων, όπου και εξετάζεται και πιστοποιείται η ικανότητα ενός ατόμου σε συγκεκριμένο επαγγελματικό πεδίο και σε πραγματικές συνθήκες εργασίας ή και συνθήκες προσομοίωσης. Η πιστοποίηση επαγγελματικών προσόντων διενεργείται στη βάση σχετικών Προτύπων Επαγγελματικών Προσόντων που απορρέουν από ευρωπαϊκές οδηγίες και κανονισμούς, καθώς επίσης και από εθνικές νομοθεσίες.

ΙΙ. ΥΠΕΥΘΥΝΟΣ ΕΠΕΞΕΡΓΑΣΙΑΣ ΔΕΔΟΜΕΝΩΝ

Στο πλαίσιο παροχής των υπηρεσιών του ΕΚΕΚ και με σκοπό την καλύτερη αποτελεσματικότητά τους, συλλέγονται ορισμένα δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα που σας αφορούν. Το ΕΚΕΚ ως Υπεύθυνος Επεξεργασίας Δεδομένων (Data Controller), δεδομένου ότι συλλέγει, αποθηκεύει και επεξεργάζεται προσωπικά δεδομένα φυσικών προσώπων με τα οποία συναλλάσσεται στο πλαίσιο παροχής υπηρεσιών του, καθορίζει όλες τις διαδικασίες, τα μέσα και τον σκοπό της επεξεργασίας των προσωπικών δεδομένων, σύμφωνα με τις επιταγές της αντίστοιχης ευρωπαϊκής νομοθεσίας περί προσωπικών δεδομένων (Γενικός Κανονισμός Προστασίας Δεδομένων - Κανονισμός 2016/679).

Πιο συγκεκριμένα, έχει την υποχρέωση να διευκολύνει το υποκείμενο των δεδομένων, κάθε φορά που το τελευταίο επιθυμεί να ασκήσει τα νομίμως και θεσμικά κατοχυρωμένα δικαιώματά του. Μερικά από τα πιο θεμελιώδη δικαιώματα του υποκειμένου είναι αυτά της ενημέρωσης, πρόσβασης, διόρθωσης, διαγραφής (λήθης), περιορισμού των δεδομένων, φορητότητάς τους και εναντίωσης. Η κεντρική σημασία των δικαιωμάτων αυτών αποτυπώνεται ως εξής : το υποκείμενο των δεδομένων έχει το αναφαίρετο δικαίωμα να γνωρίζει όχι μόνο ότι συλλέγονται και τυγχάνουν επεξεργασίας προσωπικά του δεδομένα αλλά και ποια είναι αυτά. Έχει τη δυνατότητα να ζητήσει τη διόρθωση ανακριβών στοιχείων και την επικαιροποίησή τους. Επίσης έχει το δικαίωμα να ζητήσει τη διαγραφή δεδομένων, υπό τον απαραίτητο σεβασμό ορισμένων προϋποθέσεων. Ειδικότερα, μπορεί να προβεί σε μια τέτοια ενέργεια όταν, για παράδειγμα, δεν είναι πλέον απαραίτητα τα δεδομένα ή έχει ανακαλέσει τη συγκατάθεσή του ή αποτελούν προϊόν παράνομης επεξεργασίας. Σε όλες αυτές τις περιπτώσεις, το πρόσωπο επικαλείται βλάβη της προσωπικότητάς του.

Μέσω της παρούσας Πολιτικής Προστασίας Προσωπικών Δεδομένων & Απορρήτου (εφεξής Πολιτική) θέλουμε να σας παραθέσουμε ενδεικτικά ορισμένες πρακτικές και πολιτικές μας για τη συλλογή, χρήση, ανταλλαγή και επεξεργασία δεδομένων που συλλέγονται από ή για εσάς.

Αυτή η Πολιτική ισχύει ανεξάρτητα από το αν έχετε πρόσβαση στον ιστότοπό μας μέσω του προσωπικού σας υπολογιστή, κινητής συσκευής ή οποιασδήποτε άλλης τεχνολογίας ή συσκευής. Για οποιαδήποτε απορία, μπορείτε να επικοινωνήσετε με τον Υπεύθυνο Προστασίας Δεδομένων του ΕΚΕΚ στη διεύθυνση ηλεκτρονικής αλληλογραφίας Αυτή η διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου προστατεύεται από τους αυτοματισμούς αποστολέων ανεπιθύμητων μηνυμάτων. Χρειάζεται να ενεργοποιήσετε τη JavaScript για να μπορέσετε να τη δείτε. (βλ. παρακάτω στοιχεία επικοινωνίας του Υπεύθυνου Προστασίας Δεδομένων).

ΙΙΙ. ΑΠΟ ΚΟΙΝΟΥ ΥΠΕΥΘΥΝΟΙ ΕΠΕΞΕΡΓΑΣΙΑΣ ΚΑΙ ΣΧΕΣΗ ΜΕ ΕΚΤΕΛΟΥΝΤΕΣ ΤΗΝ ΕΠΕΞΕΡΓΑΣΙΑ

Τονίζεται ότι σε όλες τις περιπτώσεις όπου το ΕΚΕΚ συνάπτει συμφωνίες με άλλα νομικά πρόσωπα, καθίστανται «από κοινού υπεύθυνοι επεξεργασίας». Επιπρόσθετα, το Κέντρο δύναται να αναθέτει σε τρίτα πρόσωπα (φυσικά ή νομικά) την ανάθεση ορισμένων εργασιών εκ μέρους του. Στην περίπτωση αυτή, το τρίτο πρόσωπο καθίσταται «εκτελών την επεξεργασία». Τόσο στην πρώτη όσο και στη δεύτερη περίπτωση, το Κέντρο λαμβάνει όλες τις απαραίτητες ασφαλιστικές δικλείδες για την προστασία και νόμιμη επεξεργασία προσωπικών δεδομένων (ήτοι γραπτές συμβάσεις με ρητή ανάθεση αρμοδιοτήτων κ.ά.)

Β. ΚΑΤΗΓΟΡΙΕΣ ΚΑΙ ΧΡΗΣΕΙΣ ΔΕΔΟΜΕΝΩΝ ΠΟΥ ΣΥΛΛΕΓΟΥΜΕ

Γ. ΑΠΟΚΑΛΥΨΗ ΠΡΟΣΩΠΙΚΩΝ ΔΕΔΟΜΕΝΩΝ

Η παραχώρηση προσωπικών σας δεδομένων θα γίνεται κατά κανόνα υπό τον όρο σαφούς, ελεύθερης και ρητής συναίνεσης εκ μέρους σας. Δεν θα εκχωρήσουμε, αποκαλύψουμε ή ενοικιάσουμε τα προσωπικά σας στοιχεία σε οποιοδήποτε τρίτο πρόσωπο/οργανισμό/φορέα κατά τρόπο διαφορετικό από αυτόν που περιγράφεται στην παρούσα Πολιτική. Ωστόσο, διατηρούμε το δικαίωμα να αποκαλύψουμε τα προσωπικά σας στοιχεία σε τρίτους:

3.1 Σε περίπτωση συμμόρφωσης με οποιαδήποτε νομική ή κανονιστική υποχρέωση, όπως περιγράφηκε ανωτέρω.

Δ. ΧΡΟΝΙΚΟ ΔΙΑΣΤΗΜΑ ΑΠΟΘΗΚΕΥΣΗΣ ΔΕΔΟΜΕΝΩΝ

4.1 Τα δεδομένα σας αποθηκεύονται μόνο για όσο χρονικό διάστημα είναι απαραίτητο για τον σκοπό για τον οποίο συλλέχθηκαν, σύμφωνα με τις αρχές ελαχιστοποίησης των δεδομένων και περιορισμού της περιόδου αποθήκευσης.

Βάσει αυτών των αρχών, τα δεδομένα σας θα διατηρούνται για όσο χρονικό διάστημα διατηρείται η σχέση σας με το ΕΚΕΚ. Μετά τη λήξη της συμβατικής σας σχέσης, τα δεδομένα σας θα διατηρηθούν για μεγαλύτερα χρονικά διαστήματα για ιστορικούς, ερευνητικούς και στατιστικούς σκοπούς.

Ειδικότερα:

Για άτομα που έχουν παρακολουθήσει ήδη προγράμματα κατάρτισης στο ΕΚΕΚ, τα δεδομένα τους θα διατηρούνται για περίοδο έξι (6) ετών. Μετά την πάροδο του χρονικού αυτού διαστήματος, φυλάσσονται και αποθηκεύονται, ψευδωνυμοποιημένα, για περίοδο τεσσάρων (4) ετών, τα απολύτως απαραίτητα προσωπικά δεδομένα, βάσει της αρχής ελαχιστοποίησης των δεδομένων, για σκοπούς αρχειοθέτησης προς το δημόσιο συμφέρον και για σκοπούς ιστορικούς, στατιστικούς και ερευνητικούς.

Για εταιρίες/οργανισμούς/λοιπές οντότητες, μετά τη λήξη της συμβατικής τους σχέσης με το ΕΚΕΚ, τα δεδομένα τους θα διατηρούνται για στατιστικούς και ιστορικούς σκοπούς και υπό τον όρο σεβασμού συγκεκριμένων νομικών προϋποθέσεων (π.χ ειδικότερες εθνικές φορολογικές νομοθετικές διατάξεις) για δέκα πέντε (15) έτη.

Ε. ΑΠΟΘΗΚΕΥΣΗ ΔΕΔΟΜΕΝΩΝ

• Τα δεδομένα του υπαλληλικού προσωπικού του ΕΚΕΚ φυλάσσονται και αποθηκεύονται στο Γραφείο Αρχείου του Πανεπιστημίου Frederick, υπό την απόλυτη εποπτεία του Υπευθύνου του Γραφείου ενώ τα αντίστοιχα δεδομένα των πελατών του ΕΚΕΚ φυλάσσονται και αποθηκεύονται στο Γραφείο Αρχείο του ΕΚΕΚ, υπό την απόλυτη εποπτεία του Υπευθύνου του Γραφείου. Πρόσβαση στα εν λόγω δεδομένα (δλδ των πελατών του ΕΚΕΚ) δικαιούνται να έχουν αυστηρά και μόνο τα μέλη του ΕΚΕΚ που αποτελούν τον κορμό λειτουργίας του, ήτοι ο Διευθυντής, ο Υπεύθυνος Κατάρτισης και ο/η Διοικητικός Λειτουργός του ΕΚΕΚ.
• Δεδομένα λοιπών προσώπων (όπως π.χ. προμηθευτών ή άλλων ατόμων που συνεργάζονται με οποιαδήποτε μορφή συμβατικής σχέσης με το ΕΚΕΚ), διαφορετικών δηλαδή από εκείνα της παραγράφου 5.1., φυλάσσονται και αποθηκεύονται τόσο στο Γραφείο Λογιστηρίου του Πανεπιστημίου Frederick όσο και στο Γραφείο Αρχείου του Κέντρου, υπό την απόλυτη εποπτεία των Υπευθύνων των Γραφείων.

ΣΤ. ΤΑ ΔΙΚΑΙΩΜΑΤΑ ΠΡΟΣΤΑΣΙΑΣ ΤΩΝ ΠΡΟΣΩΠΙΚΩΝ ΣΑΣ ΔΕΔΟΜΕΝΩΝ

6.1 Ανά πάσα στιγμή, ενώ διατηρούμε ή επεξεργαζόμαστε τα δεδομένα σας, διατηρείτε τα ακόλουθα δικαιώματα και μπορείτε να υποβάλετε σχετικό αίτημα μέσω του προσωπικού σας λογαριασμού:

• Δικαίωμα ενημέρωσης - έχετε το δικαίωμα να γνωρίζετε ότι συλλέγονται και τυγχάνουν επεξεργασίας προσωπικά δεδομένα
• Δικαίωμα πρόσβασης - έχετε το δικαίωμα πρόσβασης στα προσωπικά δεδομένα που διατηρούμε για εσάς

• Δικαίωμα διόρθωσης - έχετε το δικαίωμα να διορθώσετε ανακριβή ή ελλιπή δεδομένα που διατηρούμε για εσάς
• Δικαίωμα διαγραφής - μπορείτε να ζητήσετε να διαγραφούν τα δεδομένα που τηρούμε για εσάς από τα αρχεία μας και είμαστε υποχρεωμένοι να ικανοποιήσουμε το αίτημά σας σε συγκεκριμένες περιπτώσεις, όταν ο νόμος μας το επιτρέπει
• Δικαίωμα περιορισμού της επεξεργασίας - έχετε το δικαίωμα να ζητήσετε να περιοριστεί η επεξεργασία των προσωπικών σας δεδομένων και είμαστε υποχρεωμένοι να ικανοποιήσουμε το αίτημα αυτό, όταν ισχύουν συγκεκριμένες προϋποθέσεις
• Δικαίωμα στην φορητότητα δεδομένων - έχετε το δικαίωμα να ζητήσετε να μεταφερθούν τα δεδομένα που τηρούμε για εσάς σε κάποιον άλλον οργανισμό. Δεν ισχύει το εν λόγω δικαίωμα όταν η επεξεργασία δεδομένων γίνεται για σκοπούς δημοσίου συμφέροντος
• Δικαίωμα εναντίωσης - έχετε το δικαίωμα εναντίωσης σε επεξεργασίες προσωπικών δεδομένων που σας αφορούν, υπό συγκεκριμένες προϋποθέσεις

6.2 Θα αξιολογήσουμε το αίτημά σας και θα σας απαντήσουμε σχετικά για την πρόοδό του (έγκριση αιτήματος, μερική έγκριση αιτήματος, απόρριψη αιτήματος) το συντομότερο δυνατόν και οπωσδήποτε εντός ενός μήνα από την υποβολή του.

6.3 Εάν τα αιτήματά σας ασκούνται επαναλαμβανόμενα ή απαιτούν δυσανάλογες τεχνικές προσπάθειες ή μπορούν να προσβάλουν την ιδιωτικότητα τρίτων προσώπων, μπορούμε είτε να τα απορρίψουμε ως αβάσιμα είτε να απαιτήσουμε την καταβολή εύλογου τέλους. Σε κάθε περίπτωση, οι απαντήσεις στα αιτήματά σας από το ΕΚΕΚ θα είναι αιτιολογημένες και κοινοποιήσιμες σε εσάς (είτε εντύπως είτε ηλεκτρονικώς)

6.4Έχετε το δικαίωμα να υποβάλετε καταγγελία απευθείας στην εθνική Εποπτική Αρχή περί Προστασίας Δεδομένων Προσωπικού Χαρακτήρα και στον Υπεύθυνο Προστασίας Δεδομένων του Εκπαιδευτικού και Εξεταστικού Κέντρου

Ζ. ΕΠΙΚΑΙΡΟΠΟΙΗΣΗ ΤΩΝ ΠΡΟΣΩΠΙΚΩΝ ΣΑΣ ΔΕΔΟΜΕΝΩΝ

7.1 Εκτός από εξαιρετικές περιπτώσεις, μπορείτε να ελέγξετε, να ενημερώσετε ή να διαγράψετε ορισμένες προσωπικές πληροφορίες.

7.2 Μπορείτε να προμηθευτείτε αντίγραφο των προσωπικών σας στοιχείων μετά από επικοινωνία σας με κάποιο από τα μέλη του ΕΚΕΚ. Για την προστασία σας, θα χρειαστεί να αποδείξετε την ταυτότητά σας για να λάβετε τέτοια αντίγραφα. Θα πρέπει να συμπεριλάβετε τις απαραίτητες πληροφορίες για να προσδιορίσετε τον εαυτό σας και επιπλέον σχετικές πληροφορίες που θα μας βοηθήσουν στην εκπλήρωση του αιτήματός σας. Αν θέλετε να τερματίσετε την συνεργασία σας ή τη σχέση σας με το ΕΚΕΚ, μπορείτε επίσης να επικοινωνήσετε με τα μέλη του. Θα συμμορφωνόμαστε με τέτοια αιτήματα, εκτός εάν έχουμε νομική υποχρέωση ή και έννομο συμφέρον ως προς τη μη διαγραφή των δεδομένων.

Η. ΑΣΦΑΛΕΙΑ

8.1 Το ΕΚΕΚ λαμβάνει κάθε απαραίτητο, κατάλληλο και ενδεδειγμένο μέτρο διασφάλισης των προσωπικών σας δεδομένων που τυγχάνουν επεξεργασίας, ώστε να αποτραπεί ή να περιοριστεί στο ελάχιστο οποιαδήποτε προσβολή τους. Αυτά τα μέτρα υπακούουν τόσο σε σύγχρονες βέλτιστες πρακτικές όσο και στις επιταγές της ευρωπαϊκής νομοθεσίας. Ενδεικτικά, αναφέρονται οι τεχνικές της ψευδωνυμοποίησης και της κρυπτογραφίας. Φυσικά λαμβάνονται και άλλες μέθοδοι, όπως δημιουργία ισχυρών κωδικών ασφαλείας, ενέργειες παρακολούθησης και εντοπισμού υπό νόμιμες προϋποθέσεις και αυστηρή τήρηση πολιτικής εχεμύθειας. Όλες οι ενέργειες αυτές αποσκοπούν στη διασφάλιση των δεδομένων από κακή χρήση, μη εξουσιοδοτημένη πρόσβαση ή αποκάλυψη, απώλεια, αλλοίωση ή καταστροφή.

Θ. ΑΠΟΣΤΟΛΗ ΕΝΗΜΕΡΩΤΙΚΩΝ ΜΗΝΥΜΑΤΩΝ.

9.Η αποστολή ενημερωτικών μηνυμάτων με οποιονδήποτε τρόπο (ηλεκτρονικώς ή εντύπως) για προγράμματα και εκδηλώσεις-νέα του ΕΚΕΚ, πραγματοποιείται αποκλειστικά και μόνο κατόπιν εξασφάλισης ελεύθερης και ρητής συγκατάθεσης του υποκειμένου.

Ι. ΑΛΛΑΓΕΣ ΣΤΗΝ ΠΟΛΙΤΙΚΗ ΑΠΟΡΡΗΤΟΥ

10.1 Δεδομένων των μεταβαλλόμενων συνθηκών και αναγκών του ΕΚΕΚ καθώς και της εξέλιξης του νομικού ρυθμιστικού πλαισίου, η πολιτική προστασίας προσωπικών δεδομένων και απορρήτου του ΕΚΕΚ υπόκειται σε τακτή επανεξέταση, διαρκή ενημέρωση και επικαιροποίηση, παρέχοντας παράλληλα τη βέλτιστη προστασία των προσωπικών σας δεδομένων. Οποιαδήποτε ενημέρωση θα σας γνωστοποιηθεί μέσω της υφιστάμενης ιστοσελίδας ή μέσω αλληλογραφίας ή ηλεκτρονικής επικοινωνίας.

Κ. ΟΡΙΣΜΟΣ ΥΠΕΥΘΥΝΟΥ ΠΡΟΣΤΑΣΙΑΣ ΔΕΔΟΜΕΝΩΝ - ΕΠΙΚΟΙΝΩΝΙΑ

11.1 Σύμφωνα με τις επιταγές της ευρωπαϊκής νομοθεσίας (Κανονισμού 2016/679, άρ.37επ.) σας ενημερώνουμε ότι Υπεύθυνος Προστασίας Δεδομένων του Πανεπιστημίου Frederick, έχει οριστεί, με θητεία χρονικού διαστήματος ενός έτους, ο Λέκτορας του Τμήματος Νομικής του Πανεπιστημίου Frederick, Δρ Κουρούπης Κωνσταντίνος.

Εάν ανά πάσα στιγμή πιστεύετε ότι δεν συμμορφωνόμαστε με τις διατάξεις που ορίζονται στην παρούσα Πολιτική ή με οποιοδήποτε άλλο θέμα που σχετίζεται με την προστασία των δεδομένων, παρακαλούμε επικοινωνήστε μαζί με τον υπεύθυνο προστασίας δεδομένων μέσω των κατωτέρων στοιχείων επικοινωνίας.

Ηλ.ταχυδρομείο:Αυτή η διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου προστατεύεται από τους αυτοματισμούς αποστολέων ανεπιθύμητων μηνυμάτων. Χρειάζεται να ενεργοποιήσετε τη JavaScript για να μπορέσετε να τη δείτε.

Τηλ.γραφείου: 22394429